背景
在公司运作过程中，可能会遇到各种各样的情况需要我们提供某些证明材料，而这些材料又属于公司保密级别较高的资料，我们可以根据具体情况给出一个说明函，大致需要说明这些资料是我司保密材料，无法提供。
但如果有需要，我们可配合经销商向相关审查部门做出解释，提供资质给审查部门。
以下是医疗器械行业的说明函，可根据实际情况进行更改。注意加上公司的页眉页脚。
说明函简单格式一
声明
XX公司产品XXXX文件属于我司机密受控文件，不对外备案，本公司有对相关文件采取保密措施的权利和义务。
XXXX公司
XXXX日期
说明函格式二
情况说明
致XX公司：
关于贵公司向我公司提出需要提供以下产品
XX 产品（注册证号：XXXXXXXXXXXX ）
XX 产品（注册证号：XXXXXXXXXXXX ）
的以下全页相关资质：
XXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXX
其他：
XXXXXXXX
由于上述资质其内容涉及我公司机密或违反公司相关要求，所以不便提供！但我公司承诺会积极配合客户做好相关情况的解释、说明工作或在必要条件下向药监等主管部门提供相关资质。
特此说明！
XXXX公司
XXXX日期
个人观点，仅供参考。
